Derbis Şifresi Alınması ve İşlemlerin Elektronik Ortamda Yapılması

A- A+
 
       Elektronik ortamda (DERBİS üzerinde) beyanname ve bildirimleri doldurma yetkisi, dernek başkanına dernek yönetim kurulu kararı ile verilir. Dernek başkanı, derneğin merkezinin bulunduğu yerin valiliğine, dernek karar defteri ve konuya ilişkin olarak alınmış yönetim kurulu kararı fotokopisi ile yazılı olarak başvurur. Başvuru yazısı ile karar defteri yetkili il dernekler müdürlüğü personeli tarafından incelenir ve karar fotokopisi mühürlenerek imzalanır. Dernek başkanlarına, il dernekler müdürlüklerince müracaat anında sistemden üretilecek kullanıcı kodu, parola ve şifreyi ihtiva eden kapalı bir zarf verilir. Kapalı zarfın tesliminde, derneğin adı ve kütük numarasını, teslim eden ve teslim alan kişilerin ad ve unvanlarını, zarfın kapalı olarak teslim edildiğini içeren bir tutanak düzenlenir. Bu tutanak dernek başkanı, il dernekler müdürü ve bir personel tarafından tarih ve saat konulmak suretiyle imzalanır.
 
Dernek tarafından elektronik ortamda beyanname ve bildirimleri doldurma yetkisi verilen ve kapalı zarf alan dernek başkanının değişmesi halinde, değişiklik mülki idare amirliğine bildirilir, daha önce verilen kullanıcı kodu, parola ve şifre iptal edilir. Derneğin talebi üzerine yeni kullanıcı kodu, parola ve şifre verilir.
 
Elektronik ortamda gönderilen beyanname ve bildirimler ile kağıt ortamında gönderilen beyanname ve bildirimler arasında hukuki sonuçları itibariyle hiçbir fark bulunmamaktadır. Kullanıcı kodu, parola ve şifre kullanmak suretiyle elektronik ortamda doldurulmuş ve onaylanmış beyanname ve bildirimler, dernek tarafından verilmiş beyanname ve bildirimler olarak kabul edilir. (DERBİS Giriş Ekranı)
 
Elektronik ortamda gönderilmesi mümkün olmayan veya sisteme yüklenemeyen beyanname ve bildirim ekleri, derneğin merkezinin bulunduğu yerin mülki idare amirliğine elden verilir veya posta yoluyla taahhütlü olarak gönderilir.
 
Beyanname ve bildirimlerin kanuni sürede verilen beyanname ve bildirimler olarak kabulü için, elektronik ortamda doldurma ve onaylama işleminin en geç beyanname ve bildirimlerin verilmesi gereken son gün saat 24:00'den önce tamamlanmış olması gerekmektedir.
  
Kullanıcı kodu, parola ve şifre verilen kişiler, bunları başka amaçla kullanamazlar, bir başkasının kullanmasına da izin vermezler. Kullanıcı kodu, parola ve şifrelerinin çalındığını, kaybedildiğini veya hangi nedenle olursa olsun yetkisiz kişilerce kullanıldığını öğrenen dernekler, derhal il dernekler müdürlüğüne veya Daire Başkanlığına bilgi verirler.
Kendilerine kullanıcı kodu, parola veşifre verilen kişiler, bildirim anına kadar yapılan işlemlerden ve taraflarına verilen kullanıcı kodu, parola ve şifrenin kullanımından sorumludur.
 
Dernekler, beyannameleri ile birlikte genel kurul sonuç bildirimi, dernek organlarındaki değişiklik bildirimi, adres değişikliği bildirimi, taşınmaz mal edinme bildirimi ve yurtdışından yardım alma bildirimi gibi diğer bildirimlerini de kullanıcı şifreleri ile yasal süresi içerisinde elektronik ortamda bildirirler.
 
 
 
DERBİS ŞİFRESİ ALABİLMEK İÇİN KARAR DEFTERİNE ALINMASI GEREKEN YÖNETİM KURULU KARARI ÖRNEĞİ:
 
Derneğimiz adına elektronik ortamda beyanname ve bildirimleri doldurmak üzere yönetim kurulu başkanı …………….. ………………… (T.C. Kimlik No:…………….)’nın yetkilendirilmesine, başkan adına gerekli şifreyi teslim almak üzere ……………………….. …………………………. (T.C. Kimlik No:………………..)’nın görevlendirilmesine oybirliği ile karar verildi.
 
 
ÖNEMLİ NOTLAR:
 
Not-1: Şifreyi teslim alacak başkan veya görevli kişi, Müdürlüğümüze karar defteri aslı ve söz konusu kararın fotokopisi ile müracaatta bulunmalıdır.
 
Not-2: Şifre teslim alındıktan sonra herhangi bir nedenle (yeni genel kurul yapılarak farklı bir başkanın seçilmesi veya başkanın ayrılması sonucunda görev değişikliği olması vb gibi) başkan değişikliği olması hallerinde, yeni başkan adına karar alınarak yeniden şifre talebinde bulunulması gerekmektedir.
 
Not-3: DERBİS şifresi ile ilgili diğer soru ve sorunlarınız için Müdürlüğümüzün iletişim adresleri üzerinden irtibata geçerek yardım alabilirsiniz.